L’appel aux compétences d’une assistante externalisé dans une petite structure vont au delà du simple suivi administratif : elle doit pouvoir développer l’activité entière de l’entreprise. Dans une petite structure, la survie dépend de la visibilité de l’entreprise sur internet et dans sa zone de chalandise. Elle a un rôle d’adjoint de direction, à sa petite échelle, mais doit pouvoir apporter des réponses au dirigeant sur tous des aspects du développement de l’entreprise : de l’aspect législatif, financier, social et bien sûr référencement et communication. La clé reste son adaptation à toute demande et l’indispensable discrétion.
La finalité de l’externalisation est bien de permettre une assistance professionnelle auprès d’un dirigeant, à temps choisi en fonction de l’activité et des besoins spécifiques de la structure. Un service efficace pour quelques heures, alliant tâches basiques et gestion du développement par étapes.
L’assistante externalisé côtoie de jeunes entrepreneurs qui doivent être vigilants quant à leur trésorerie, elle peut donc également orienter les futurs entrepreneurs, souvent perdus face aux premiers choix et investissements. Les étapes de mise en place de sa structure, de son organisation et surtout le timing des premières dépenses sont essentiels : des conseils précieux, donnés au fur et à mesure de la montée en charge de l’entreprise qui permettent de poser des étapes au niveau financier, essentiellement liés aux rentrées d’argent. Elle intervient donc en fonction des événements au départ, et du budget imparti puis de plus en plus régulièrement selon l’accroissement d’activité.
Les jeunes entrepreneurs ont besoin rapidement d’aide afin de se consacrer à la production, aux chantiers et à la clientèle tout en souhaitant passer plus de temps en démarchage et conquête de nouveaux clients. L’assistante va l’aider dans bien des domaines : bien sûr le suivi de l’administratif et des factures, les relances des impayés, et surtout la mise en place d’un suivi de trésorerie afin de donner de la visibilité au dirigeant, lui permettant juger seul de sa marge de manœuvre. Elle l’assiste également dans son organisation interne afin d’être plus efficace et de se dépolluer des petites tracasseries : viser l’essentiel et le productif.
Enfin, voici ce que mon client de la semaine dernière me le confiait : « Je pensais qu’avoir recours à l’assistance d’une secrétaire était un luxe, mais au bout de 2 mois, je me rends compte que c’est plus qu’un confort, c’est une aide précieuse. J’ai maintenant le sentiment de mieux savoir vers où je vais, et surtout vers où je veux aller ». (Merci Kevin…)
Bel article, je l’ai partagé avec mes amis.