Voici une approche concrète pour mieux planifier ses projets afin de gagner en productivité, tant dans la sphère personnelle que dans la vie professionnelle.

Comment structurer son temps et gérer ses priorités ?

La méthode GTD est une des techniques pour gérer son temps. Elle met l’accent sur la mise en mouvement grâce à la définition d’objectifs clairs et à l’identification des premières actions. L’autre secret ? Se libérer l’esprit, afin de concentrer son énergie sur des éléments concrets.

Ce qu’il faut apprendre à identifier :

• identifier un objectif clair à atteindre pour chaque chose qui nous préoccupe : la finalité d’abord
• déterminer la toute première action à réaliser ;
• mettre en place des systèmes de rappel jusqu’à l’obtention du résultat

Voici les 5 étapes :

• 1° La collecte : En pratique, recueillez tout ce qui sollicite votre attention : notez vos tâches quotidiennes autres que noté direct dans votre agenda (auxquelles vous ne devez pas déroger!), tous vos éléments à traiter ou toute idée pour vous libérer l’esprit sur tout support fiable et facilement accessible. J’utilise perso 4 « TO-DO-LIST » 1-Urgent 2-Semaine 3-Mois 4-Projets.
• 2° Traitement : Réalisable en moins de 2 mn et une seule action : réaliser de suite ou passer dans l’agenda. Ou bien : décaler dans une des to-do-list/ déléguer.
• 3° La réflexion : Un projet à plus long terme a besoin de mise en oeuvre en plusieurs étapes – alors posez vos actions différenciées, étalez vos idées, mettez-vous des dead-lines pour avancer (dans l’agenda).
• 4° L’action : Réalisez un maximum d’actions en 1 fois pour éviter le processus de « remise en route » chronophage. Prenez des décisions et évitez de repousser. Pensez au dossier corbeille (si on repousse trop, c’est que c’est IN-utile, et oui!), 1 jour peut-être, Références pour les informations à conserver, Plan d’action pour les gros projets…
• 5° Le tri régulier : ce travail est incontournable pour distinguer les urgences parmi les fameuses « choses à faire », prioriser ses tâches et continuer sur de solides bases.

Le véritable but de cette méthode est de gagner en concentration sur l’instant T en évitant le parasitage des autres actions à mettre en oeuvre. Il existe de nombreux outils d’aide à l’organisation pour vous aider dans votre quête de méthodologie : Google Agenda, OneNote, Evernote, Trello, Wunderlist… Retrouvez l’article entier : Méthode GTD /appvizer