Articles & Astuces de Secrétaires

Bonjour, dans ce blog, je vous présente l’actualité des Paperasseries, des astuces pour gérer ses papiers, son ordinateur et ne plus être surbooké...

Le secrétariat externalisé, kesako ?

Article paru dans dynamique-mag.com du 12/02/2019

Le secrétariat externalisé permet au dirigeant de se faire assister dans de multiples tâches qu’il va sélectionner selon ses besoins : la prise de rendez-vous ; la transcription de comptes rendus ; l’établissement et suivi des devis et factures ; la relance des impayés ; la gestion du courrier (tri, traitement, classement, rédaction ) ; la réalisation de bases de données… . Bref, la liste est loin d’être exhaustive. Les 5 raisons de faire appel au secrétariat externalisé ? 1 - L’entrepreneur, expert dans certains domaines, qui sont le socle de la croissance de l’entreprise, n’a pas les compétences d’une assistante ou le temps suffisant pour gérer certaines tâches. 2 - L’entrepreneur n’a pas la trésorerie pour embaucher un collaborateur à temps plein. 3 - L’entrepreneur n’a pas le volume de travail suffisant pour embaucher un collaborateur. 4 - L’entrepreneur ne veut pas investir de temps pour recruter. Il veut se consacrer à la croissance de l’entreprise. 5 - L’entrepreneur doit faire face à un surcroît temporaire d’activité ou doit remplacer salarié absent. (Suite de l'article par le lien...)
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Article OUEST-FRANCE - LES HERBIERS

Vie de bureau - Ils ont choisi l'autonomie

Certains créent leur micro-entreprise ; d’autres sont employés mais travaillent chez eux. Tous cherchent la voie professionnelle idéale avec le travail flexible. L'Herbretaise Claudine Boisseau explique son choix. Pour rencontrer Claudine Boisseau, il suffit de passer un coup de fil. Elle se déplace à la demande ou donne rendez-vous au Paddock, le lieu de travail partagé installé à l'Étenduère. À 50 ans, l'Herbretaise a tourné une page déterminante dans sa vie professionnelle. Elle est désormais sa propre patronne, sous statut d'autoentrepreneur, et fait partie de ces nombreux adeptes du travail flexible. Une décision pas forcément facile à prendre pour quelqu'un qui a toujours été salarié. Claudine, elle, en rêvait. « J'ai vécu un second licenciement économique. C'était le moment de passer à autre chose », explique-t-elle. Auparavant, elle a aussi connu de nombreux CDD. (...) Indépendance et sens du contact Bref, « j'ai pris ma revanche », sourit Claudine, libérée et confiante. Elle a du temps et de l'énergie à revendre. Elle sait aussi qu'elle se lance avec un solide bagage. Son désir d'indépendance et son sens du contact font le reste, même si, elle le sait, rien n'est gagné d'avance. (...) Sous l'enseigne Les Paperasseries, l'Herbretaise propose son savoir-faire en assistance commerciale, comptabilité, secrétariat de direction, création de sites internet, etc. Elle cible les particuliers et les très petites entreprises. « L'artisan s'occupe des devis et des chantiers, il n'a pas de temps pour l'administratif. Ce service convient à ceux qui n'ont pas besoin d'un salarié à mi-temps. » Merci Mme SENE pour ce bel article...
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    Trier / classer votre ordinateur : par où commencer ?

    Bonjour, cela vous prendra peu de temps pour un résultat OUAH! Alors, on y va?

    Il y en a partout, sur l'écran d'accueil (bureau) et dans plusieurs dossiers où tout se mélange dans un joli bazard : il est temps de tout classer pour vous y retrouver. Vous verrez, c'est simple et demande un minimum de rigueur par la suite. Soyez vigilants de ne déplacer que les éléments qui vous sont connus comme vos photos ou vos factures ( les fichiers des programmes restent à leur place bien entendu).

    Commencez par un clic droit sur le bureau,oui, l'écran d’accueil. En vous positionnant sur "nouveau", glissez et cliquez sur dossier. Donnez-lui un nom simple comme "Administratif", un autre pour "Comptes-Factures", "Photos", "Factures", "Enfants"... Cantonnez-vous à 5 ou 6 dossiers principaux pour faire simple.

    Dans un second temps, vous allez "attraper" chaque élément avec la souris et l'emmener jusque dans le dossier. Débutant? regardez plus bas (1)

    Vous allez pouvoir vider ce qui est sur le bureau mais aussi tous les dossiers existants : oui, on enlève tout car ce n'est pas perdu, bien au contraire... Récupérerez tout ce qui traîne (bien sûr vous pouvez déplacer des dossiers entiers s'ils sont déjà triés).

    Pour terminer, entrez dans chaque dossier (double clic). A vous de créer ici des sous-dossiers (même processus) pour y décaler chaque élément à l'intérieur (ex : EDF, Eau, Téléphone, Impôts, Relevés de bq, ...). Ainsi tout est classé en double catégorie donc tout est facilement retrouvable. Pour les photos, optez par année ou par événement mais pas les 2 (la date est mise dans le titre en commençant comme ceci "2019-ANNIV FLORINE".

    Dernier conseil, écrivez des noms de dossiers simples et en lettres majuscules, c'est plus facile... Alors, à vous de jouer...

    Pour ne plus avoir à le refaire, prenez l'habitude d’enregistrer chaque fichier directement dans le bon dossier lorsque vous le recevez.... Pour ceux qui veulent aller plus loin, coupez ces "BIG" dossiers pour les coller dans "mes documents", ce sera encore plus 'clean".

    (1)Oui vous positionnez une photo au dessus, et dès que le dossier est en transparence, relâchez votre doigt : ok, il est entré dans le dossier... Vous pouvez désormais rechercher tous vos documents personnels dans l’ordinateur. Le principe pour les éléments dispersés est de cliquer droit sur l'élément et sélectionner "couper"(clic gauche) puis de retourner sur le dossier de destination du bureau avec un clic gauche puis y faire un clic droit et sélectionner "coller".